マイナンバー勤務先に扶養家族分を提出する理由は?利用範囲と退職後は?

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マイナンバー制度が始まり、勤務先でもマイナンバーの収集も行われているかと思います

しかし、勤務先に扶養家族のマイナンバーを提出する意味がいまいち分からない方も多いのではないでしょうか?

また、勤務先へマイナンバーを教えるのが不安だという声も多くなってきています

あなたの勤務先のマイナンバー管理は大丈夫でしょうか?

そして、もしあなたが勤務先を辞めた時、マイナンバー廃棄はどのようにされるのでしょうか?

あなたの勤務先は大丈夫?

勤務先へマイナンバーを

マイナンバーを勤務先へ教える意味は、社会保障の分野にあります

【税金】

税務署が所得をより正確に把握する為、

勤務先が税務署へ提出する源泉徴収票や支払調書等に、マイナンバーの記載が必要となる

【社会保障】

社会保障の書類にもマイナンバーの記載が必要となる(年金・健康保険・雇用保険等)

マイナンバーの会社提出は必ず必要?アルバイトやパートは?

マイナンバー提出の扶養家族は?

【扶養家族(親族)が居る場合】

扶養家族全員のマイナンバーを勤務先へ提出

【誰かの扶養に入っている場合】

自分のマイナンバーのみ勤務先へ提出

マイナンバー利用範囲

企業が従業員のマイナンバーを利用出来る範囲は、税・社会保障に関する書類作成事務に限られます

行政機関・健康保険組合・ハローワーク等への行政書類提出の際に記載

それ以外の目的で従業員のマイナンバーを利用すると厳しい刑罰に科せられます

企業や個人への罰則

「個人番号」を含む情報は「特定個人情報」として個人情報よりも重要な情報と位置づけられており

マイナンバー法は個人情報保護法の特別法となり、従来の個人情報保護法より厳しい罰則となっています

会社で「個人番号」を管理している人が情報を売る 4年以下の懲役または200万円以下の罰金
暴力、脅迫、不正アクセス、建物侵入等で「個人番号」を盗む 3年以下の懲役または150万円以下の罰金
会社の管理者が法令違反、情報保護委員会の命令を聞かない(ずさんな管理状態) 2年以下の懲役または50万円以下の罰金
特定個人情報保護委員会に虚偽の報告、答弁や検査の拒否、検査妨害など 1年以下の懲役または50万円以下の罰金

※併科される事もあります

マイナンバーの保存・廃棄

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マイナンバーは法令で認められた場合しか保管が出来ず

マイナンバーを記載した書類やデータが不要となった場合には、速やかに廃棄や削除が必要となります

もし今勤めている勤務先を、あなたが退職した場合、マイナンバーはどのように保存・廃棄されるのでしょうか?

保存期間

企業では様々な、法定書類(マイナンバー記載)を作成し保管しています

法定書類には保存期間が定められており、従業員の退職後もその期間内は法定書類を保存しておく義務があります

法定書類保存期間

出典:bgw.adclub.jp

「配偶者特別控除申告書」「保険料控除申告書」等は

最長でも退職後7年間の保存期間が定めてあります

退職後などの廃棄方法

マイナンバー記載の書類等は、復元が出来ないように廃棄する必要があります

焼却

溶解

シュレッダーで細かく裁断

万が一、適切でない廃棄によって従業員等の他人のマイナンバーを流出させてしまっても

故意に情報漏洩させたわけでなければ、罰則に科せられることはないようです…

→元勤務先のマイナンバー廃棄がずさんで「特定個人情報」が流出しても、

情報流出は故意では無いですと言われると、元勤務先は責任逃れが出来るという事も出て来そうです…

休職中の従業員

そのままマイナンバーを保管しておくことが出来ます

休職中の社員については、復職の時期が未定であっても雇用契約は継続している為

単発の従業員

次にいつ仕事を頼むか分からない従業員のマイナンバーは保管し続ける事は出来ません

1日限りの単発従業員や、季節限定の従業員は、その都度収集し、雇用期間が終了したら速やかに廃棄する必要があります

派遣の従業員

派遣社員からはマイナンバーを収集する必要がありません

派遣社員の所属している派遣会社がマイナンバーを集める為、収集すると法令違反となります

まとめ

私達従業員には、勤務先へマイナンバーを提出する必要があります

勤務先へマイナンバーを教えるにあたって、勤務先のマイナンバー管理方法を確認しましょう

「マイナンバーを会社が失くして再度提出を求められた」

「会社の管理がずさんで誰のマイナンバーか分からなくなり再度提出を求められた」

「マイナンバーを管理する人が制度について何も分かっていないので不安だ」

その他にも沢山の相談がマイナンバーの疑問.comに来ています

あなたの勤務先のマイナンバー管理や廃棄方法は大丈夫ですか?

会社任せにせず、あなた自身がマイナンバーの勤務先の利用目的や管理方法を理解する事も大切になってきます

マイナンバーのトラブル事例
マイナンバートラブルに関連した記事も、多数ありますので確認してみて下さいね
マイナンバーカードのトラブルまとめ!大丈夫かマイナンバー・・・
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